Sistema documentale Cloud UNINT (UNINT DMS)
SISTEMA DOCUMENTALE CLOUD
L’ufficio Servizi Informatici d’Ateneo mette a disposizione, del personale tecnico amministrativo e dei docenti, una piattaforma, basata sul prodotto open source Owncloud, per la sincronizzazione dei file e la loro condivisione utilizzando il paradigma su cui si basano prodotti quali DropBox e GoogleDrive.
Tale piattaforma permette di accedere e avere a propria disposizione, utilizzando sia dispositivi mobili, fissi o un semplice accesso web, i propri documenti o files.
Per l’accesso al sistema devono essere utilizzate le proprie credenziali (username e password) del servizio di posta elettronica.
La dimensione iniziale del proprio spazio è di 50 Mb; è possibile richiedere l’assegnazione di ulteriore spazio, via email all’indirizzo support@unint.eu, motivandone la richiesta.Accesso
alla piattaforma tramite web
·
- Nome Utente: nome utente della posta elettronica
ovvero la stringa alla sinistra del simbolo @ del proprio indirizzo di posta
elettronica (es. m.rossi se il proprio indirizzo email è m.rossi@unint.eu);
- Password: la propria password del servizio di posta elettronica (per i docenti è la password unica per tutti i servizi ovvero la stessa usata per il Sistema di Segreterie Studenti Online).
·
Operazioni
sui file
Visualizzazione di documenti
Una volta cliccato sul file di interesse verrà aperto un visualizzatore, come illustrato in Figura 4 - Accesso a un file/2, per mostrarne il contenuto.
Per chiudere il documento e ritornare alla lista dei file è sufficiente cliccare sul simbolo X in altro a destra o tornare indietro con la navigazione del browser.
Per accedere a una directory, analogamente a un file, è necessario cliccare
o sul simbolo o sul nome della cartella, come indicato in Figura 5
- Accesso a una cartella.
Le
procedure sopraindicate possono essere eseguite in modo ricorsivo, fino a
trovare le informazioni ricercate.
Memorizzazione
di documenti
Per poter caricare un documento nella propria area documentale è necessario premere il bottone + in alto come indicato in Figura 6 - Inserimento file/1
Nel menu a tendina che viene visualizzato, come illustrato in Figura 7 - Inserimento file/2, si deve scegliere la voce “Carica”.
Viene visualizzata la finestra di sistema per la scelta dei file, come indicato in Figura 8 - Inserimento file/3; una volta scelto il file di interesse, cliccare su “Apri” per caricarlo.
Condivisione
di documenti
Il sistema documentale UNINT permette di condividere singoli file o intere cartelle con utenti interni del sistema (docenti o personale amministrativo) oppure con utenti esterni che potranno accedere attraverso un link distribuibile anche via email.
Di seguito vengono illustrate tutte e due le modalità.
Condivisione
con un altro utente del sistema
Per poter condividere un
file con un altro utente interno del sistema, una volta identificato il file o
la cartella di interesse, si deve premere sul simbolo indicato in Figura 9
- Condivisione file/1:
Nella parte destra
verrà visualizzato il pannello di condivisione (Figura 10
- Condivisione file/2) dove si dovrà indicare il nome dell’utente
destinatario della condivisione.
Una volta scelto l’utente è possibile specificare, come illustrato in Figura 11 - Condivisione file/3, i permessi che l’utente scelto ha sul file ovvero se può modificarlo o se può condividerlo nuovamente con un altro utente.
Vicino a ogni file condiviso verrà visualizzata la voce “Condiviso” come illustrato in Figura 12 - Condivisione file/4.
Il file o la cartella in questione verranno visualizzati anche nella cartella personale dell’utente da noi scelto.
Per rimuovere una condivisione è necessario premere sul simbolo vicino la parola “Condiviso” e, all’apertura del pannello della condivisione, cliccare sul simbolo indicato in Figura 13 - Rimozione condivisione.
Condivisione con un utente esterno al sistema
Analogamente alla condivisione con un altro utente del sistema, è possibile concedere a un utente esterno la possibilità di accedere a un nostro file o cartella.
Una volta identificato il file o la cartella di interesse, si deve premere sul simbolo indicato in Figura 9 - Condivisione file/1 e cliccare sulla spunta relativa alla voce “Condividi collegamento” come illustrato in Figura 14 - Condivisione esterna/1.
Il sistema visualizzerà un link simile a quello evidenziato in Figura 15 - Condivisione esterna/2:
Inviando questo link, anche tramite posta elettronica, permetterà ad un utente esterno di accedere alla condivisione in oggetto.
Cliccando sulle voci, illustrate in Figura 16 - Opzioni condivisione esterna, è possibile proteggere la condivisione con password (verrà chiesto di specificarne una) oppure impostare una data di scadenza del link relativo.
Per rimuovere una condivisione è necessario premere sul simbolo vicino la parola “Condiviso” e, all’apertura del pannello della condivisione, cliccare sul simbolo indicato in Figura 13 - Rimozione condivisione.
UTILIZZO
DEL CLIENT OWNCLOUD
È possibile utilizzare un client (disponibile per le piattaforme Windows, MacOSX, Android e iOS) per poter sincronizzare i propri file con il proprio dispositivo (smartphone o PC).
La procedura di installazione è riportata di seguito.
Installazione
del client WINDOWS
Nella sezione “Install Desktop Clients” cliccare sul pulsante relativo al
sistema operativo installato sul proprio PC (in questo caso Windows)
Cliccare sul pulsante “Esegui” per eseguire il set up (l’operazione dura qualche minuto)
Rispondere “Si” alla domanda “Consentire al programma seguente di apportare modifiche al computer?”
Apparirà la seguente finestra.
Premere “Avanti”
Premere “Installa” (l’operazione dura qualche minuto)
Una barra mostrerà l’avanzamento dell’installazione.
Premere “Avanti”
Nella casella di testo “Indirizzo server”, dopo “https://” digitare “dms.unint.eu/owncloud” (l’indirizzo completo dovrà essere https://dms.unint.eu/owncloud) e poi premere il pulsante “Successivo”.
Inserire nel campo “Nome utente” la username e nel
campo “Password” la propria password.
Poi premere il pulsante “Successivo”
Cliccare sul pulsante posto accanto all’icona “Cartella locale” per scegliere il percorso locale in cui caricare la documentazione che vogliamo inoltrare all’OwnCloud (oppure accettare quella proposta). Infine premere il pulsante “Connetti ...”
Apparirà la seguente maschera
Cliccando su “Apri ownCloud nel browser” si può accedere al server OwnCloud tramite il browser.
Cliccando su “Apri cartella locale” si consulta la cartella scelta al passo precedente, nel mentre aggiornata con la struttura da usare per il caricamento dei documenti del progetto di vostra competenza come di seguito illustrato nell’esempio.
Cliccare su “Fine” per terminare la configurazione.
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